חזרה לדף הבית

אגף ניהול וביטחון

נוהל נסיעה לחו"ל — עובדי החברה

נוהל מסדיר נסיעות עובדים בתפקיד לחו"ל — אישורים, ביטחון, תקציב ודיווח

כללי ותחולה

  • נוהל זה מסדיר כל נסיעת עובד החברה לחו"ל בתפקיד לתקופה שאינה עולה על 3 חודשים
  • מטרות: רישות ועבודה עם עמיתים, הפצת ידע מקצועי, השתלמויות שאינן קיימות בארץ, ייצוג החברה בפורומים ובכנסים בינלאומיים
  • העובד מוסר בקשה לאגף קשרי חוץ לפחות 30 יום לפני מועד היציאה

תהליך הגשה ואישור

  • הגשת בקשה מקוונת למנהל המחלקה — כולל תוכנית מפורטת, הזמנה רשמית (אם יש) ואומדן תקציבי
  • אישור סופי חתום מנדרש מ: מנהל ישיר, מנהל כספים, מנכ"ל החברה (או מי מוסמך מטעמו)
  • כל יציאה מחייבת אישור ביטחוני ותדריך על ידי ק"ב החברה
  • אישור מאגף קשרי חוץ ניתן בכפוף להצגת אישור ביטחוני וקיום תדריך ביטחוני

היבטי ביטחון ובטיחות (חובה)

  • כל יציאה מחייבת אישור ביטחוני ותדריך על ידי ק"ב החברה
  • החברה תממן/תדאג לביטוח רפואי וביטוח מטען לעובד (בהתאם לאישור)
  • לוודא כי פוליסת הביטוח כוללת כיסוי לחילוץ, פינוי ופינוי רפואי — ולהחזיק עותק של הפוליסה והתנאים לפני הטיסה

הסדרים כספיים ותקציביים

  • הזמנת כרטיסי טיסה תבוצע דרך ספק שירותים מאושר של החברה (מחלקת תיירות)
  • העובד יהיה זכאי להחזר הוצאות לינה ואוכל לפי תעריפי לח"ש (החשב הכללי) או לפי קביעת הנהלת החברה
  • הוצאות נלוות (תחבורה ציבורית, טלפון לצרכי עבודה, ביטוח נסיעה) יוחזרו מול קבלות מקוריות בהתאם לאישור מוקדם
  • החזר הוצאות יעשה בהתאם לתקנות מס הכנסה (חריגה מהתקנות עלולה להיחשב כהטבת שכר החייבת במס)

חובת דיווח ומעקב (לאחר החזרה)

  • על העובד להגיש דו"ח סיכום נסיעה תוך 14 יום ולא יאוחר מ-30 יום מחזרתו ארצה
  • דו"ח מקצועי — פירוט פגישות, סיכומים, מסקנות והמלצות להמשך קשר
  • דו"ח כספי מפורט עם חשבוניות מקוריות (כולל כרטיסי טיסה ו-Boarding Passes)
  • נסיעה ברכב שכור/מוניות — מחייבת פירוט מסלול, יעד ונסיבות ואישור מראש לכך
  • מידע שנאסף על צדדים שלישיים בחו"ל (שמות, כתובות, סיכומי פגישות) יישמר בהתאם לנהלי הגנת הפרטיות ואין לעשות בו שימוש אישי

הוראות נוספות

  • נסיעה פרטית הצמודה לנסיעת עבודה (Extension) — מחייבת אישור מראש; ימים אלו ינוכו ממכסת החופשה השנתית של העובד
  • כל ההוצאות עבור הימים הפרטיים יחולו על העובד בלבד