חזרה לדף הבית

אגף ניהול וביטחון

נסיעת קבוצת נוער מהמרכז הקהילתי (מתנ"ס)

נוהל ארגון נסיעת בני נוער לחו"ל — אישורים, ביטחון, בטיחות ודיווח

כללי ותחולה

  • נוהל זה מסדיר נסיעת קבוצת בני נוער מהמרכז הקהילתי (מתנ"ס) לחו"ל
  • תחולה: כל נסיעה הממומנת (כולה או בחלקה) מתקציב המרכז הקהילתי או מאורגנת מטעמו
  • חובת אישור ביטחוני: לפני כל יציאה — חובה לקבל אישור ביטחוני ותדריך מראש
  • הגדרת קבוצה: 9 משתתפים ומעלה (מומלץ לפעול לפי נוהל זה גם בקבוצות קטנות יותר)
  • מטרת הנסיעה: תהיה חלק ממשימת המרכז הקהילתי — לימוד, גיבוש, היכרות מקצועית, תחרויות, מחנות, פסטיבלים, כנסים

מינויים ואישורים

  • אישור הנהלת המרכז הקהילתי: בכתב, לתוכנית הנסיעה, לוח זמנים ותקציב
  • מינוי מנהל קבוצה: האחראי לארגון ולביצוע התוכנית
  • מינוי אחראי ביטחון ובטיחות: אדם בעל רקע מתאים (ביטחוני/פיקודי) — ימנה בכתב ימשר על ידי מנהל המרכז

אישורי הורים ובריאות

  • אישור הורים חתום הכולל: הצהרת בריאות, פירוט מגבלות, מחלות ותרופות קבועות, תשישויות/אלרגיות
  • משתתף עם בעיות רפואיות הדורשות התייחסות מיוחדת — יידרש להמציא אישור נסיעה מרופא מטפל
  • אישורי הורים ינוסחו גם בשפה האנגלית
  • כל משתתף חייב בפוליסת ביטוח נסיעות לחו"ל הכוללת לפחות: כיסויים כלליים, חילוץ, בריאות והוגן

הכנת "תיק מסע"

  • אישור חתום מהנהלת המרכז הקהילתי לנסיעה
  • תוכנית נסיעה מפורטת (לו"ז, וואצ'רים, כתובות לינה)
  • רשימת משתתפים: שם, שנת לידה, מספר דרכון, טלפונים ואיש קשר לחירום בישראל, תשישויות/אלרגיה
  • העתקי דרכונות ופוליסות ביטוח
  • קתעה מהתיק תישמר אצל מנהל המרכז הקהילתי/ממונה מטעמו — לכל מקרה חירום

ביטחון ובטיחות (הנחיות קריטיות)

  • תדריך ביטחוני: ראש הקבוצה יתאם עם אגף ניהול וביטחון בחברה; יבוצע עד שבוע לפני הנסיעה על ידי ק"ב החברה או מוסמך ממשרד החינוך
  • חובת נוכחות בתדריך: כל המשתתפים — מי שלא נכח אינו רשאי לצאת
  • תעופה: עדיפות לחברות ישראליות או חברות ממדינות בעלות יחסים דיפלומטיים עם ישראל; שירותי תיירות יירכשו מגופים מורשים בלבד על פי חוק
  • התפצלות: מחייבת אחראי מבוגר לכל קבוצת משנה; הליכה לפחות בזוגות; מכשיר סלולרי נגיש ונקודת מפגש מוגדרת
  • עם זרים: גישת "כבדהו וחשדהו"; איסור מסירת מידע על לו"ז ומקומות לינה; איסור קבלת חבילות
  • לינה אצל מארחים: מינימום 2 חניכים בחדר אחד; נדרש אישור מוקדם של הורים על הסדר זה

דיגיטל ורשתות חברתיות

  • איסור העלאת פרטי הקבוצה, לו"ז, תמונות קבוצתיות בפורומים פתוחים ורשתות חברתיות (Facebook, Twitter, Instagram וכו') בזמן שהות בחו"ל
  • להימנע מיצירת קשרים עם אנשים לא מוכרים ברשתות החברתיות במהלך המסע

טיפול בדרכונים

  • לדאוג לפיקוח רציף על הדרכון
  • חל איסור להשאיר דרכון בידי פקיד הקבלה (למעט רישום קצר עם קבלתו חזרה מיד)
  • במקרה של אובדן — לפנות מיד לנציגות ישראל הקרובה ביעד